2024年1月1日起，我校取消专利申请阶段资助，通过授权后高质量积分给予补助；国内普通发明专利授权后，学校资助6年年费。

根据前期调研，结合我校实际情况，现将专利申请流程及注意事项通知如下：

一、不指定专利代理机构（快速预审除外）

2024年学校试行专利申请不统一招标专利代理机构，发明人可根据实际情况自行选择代理机构办理专利申请事宜。要求选择信用等级B级及以上代理公司，服务完善，价格合理，有相应领域代理师。预审要求使用科技产业处网站公布的代理机构，包含价格与联系方式。国家知识产权局网站公布了全国代理机构的资格、信用等级评价及相关信息，见网站地址：https://dlgl.cnipa.gov.cn/txnqueryAgencyOrg.do

二、专利申请委托书用章流程

作为南京信息工程大学师生，所有成果为职务成果，申请专利必须以南京信息工程大学为申请人，本校师生只能作为发明人。联合其他单位共同申请专利的，须提供合作证明（项目申报书、合同等）。

发明人申请专利前，须通过学校OA流程申请公章，没有用章申请记录的专利成果都不予认定。专利申请发明人中必须有校内指导老师，并由指导老师申请用章。

申请用章时，上传专利申请委托书（委托书中注明专利名称，文本由代理公司提供）和承诺书（科技产业处网站下载），每一件专利申请使用一份委托书，多件专利同时申请，可以用一个OA。主管部门审核人请选择科技产业处徐芳老师。涉密专利请勿通过OA提交。

OA流程发起须使用教师账户登录（学生没有OA），登录路径：融合门户-协同办公-新建流程-印章审批流程。关于OA使用请参看校办网站关于OA使用的通知。

OA审核通过后，打印OA审批单，并带委托书到行政楼512校长办公室盖公章（寒暑假期间看校办门上值班老师的办公室）。盖章后即可自行联系代理公司办理专利申请事宜，须提交专利代理委托书和专利技术交底书给代理公司。不再填报知识产权平台，纸质承诺书无须提交科技产业处。专利申请流程相关事宜可电话或QQ咨询，联系电话：58731284，QQ群：758044061。

三、代理费用及代理合同

使用个人项目经费报销相关费用时，请严格按照经费使用范围及财经政策要求办理。财务报销要求每件专利代理费单独开具发票。发明人根据实际情况办理代理合同。如代理合同需要盖经济合同专用章，请根据学校经济合同管理办法和操作流程，走学校经济合同线上审核及用印流程。无须科技产业处审核。

四、专利申请质量管控

发明人应就发明创造的内容自己预先进行检索查新，可利用学校图书馆万方数据库相关模块https://www.wanfangdata.com.cn/或其他免费数据库，评估发明创造的内容是否可以申请专利。

为提高专利申请质量，科技产业处为发明人免费提供中知智慧平台的申请前预评估服务，出具初步评估报告供参考。有需求的发明人可在工作时间到基嘉楼204室，联系王老师办理。

国家知识产权局令第77号《规范申请专利行为的规定》中明确了八种非正常专利申请行为，具体见本文的第九条，发明人申请时注意避免这些行为。

五、非正常的处罚

如专利申请被国家知识产权局筛查为非正常，发明人须在3个工作日内通知到代理机构主动办理撤回，并将撤回手续合格通知书提交给科技产业处，否则将取消发明人当年所有知识产权积分。

如发明人坚持向国家知识产权局申诉，最终被认定为非正常专利申请，学校取消该专利申请负责人当年起三年内知识产权相关奖励，并按照《南京信息工程大学教师师德手册相关规定》严肃处理。如在申请过程中未经学校审批，也未按照规定申请使用学校公章，将按照《南京信息工程大学印章管理和使用规定》及国家相关法律法规依法严肃处理。

六、快速预审

根据南京市知识产权保护中心的要求，同时调研兄弟高校的做法，所有预审须由指定代理公司办理。科技产业处根据公司服务情况及非正常反馈，不断优化指定预审代理公司名单。

2025年7月18日起，保护中心对我校所有预审案件提出了新要求，自我校“专利申请自评估公益服务申请”获批通过开始执行：

（1）所有预审案件须提交评估报告，由南京市知识产权保护中心提供评估平台；评估结果为C级和D级的专利不予受理（同一案件不得多次提交评估）。

（2）对于第一发明人为在读学生的预审案件，须同时提交关于该发明人“对发明创造的实质特点做出创造性贡献”和预审加快理由的情况说明，由发明人自行提供材料，并由所在学院审核盖章后，OA同时申请盖学校公章。（第一发明人须提供身份证号码，保护中心会根据年龄来判断是否为学生）

温馨提醒：快速预审和优先审查等加快方式，随时可能会各种原因暂停，如涉及项目验收、毕业等须申请专利，请预留足够时间！

七、专利授权后，录入科研系统备案

1、校内IP：登录融门户，侧栏找到科研系统，直接登录。校外IP：学校主页vpn登录，再登陆融门户。

2、在线填写相关资料并上传专利申请请求书（由代理公司提供）、专利电子证书等必要材料。

八、年费报销

学校补助国内普通发明专利前6年年费。分两次缴纳，第一次缴纳3年，3年后未转让的再补助3年年费。从2025年1月1日起执行，以授权发文日为准。

在科研系统上传专利授权成果备案后，凭国家局出具的官费发票，可报销年费（从授权当年开始），第一次报销3年年费，3年后未转让的再报销3年。年费按照费减后的标准资助；发明专利的第一权利人或唯一权利人为南京信息工程大学（申请和授权时一致）；权利人为多家单位时，学校仅报销南信大为唯一权利人时应缴纳的费用。

报销流程：发明专利授权下证后，由指导老师账户登录科研系统，在线提交专利成果相关材料以及年费收据。校级审核通过以后，点击成果查看，将包含管理员审核通过的意见信息的页面截图备用；发明人根据审核意见里提供的经费号，自行预约年费报销。2025年起新版财务系统-智能报销平台实行全线上审批，请将审核意见截图、年费收据上传财务系统，无须再交纸质材料。

注意：仅针对2024年起经OA提交申请的自费发明专利。如学生毕业后授权的发明专利，仍可联系导师办理年费报销事宜。

九、非正常申请专利行为包括

（一）所提出的多件专利申请的发明创造内容明显相同，或者实质上由不同发明创造特征、要素简单组合形成的；

（二）所提出专利申请存在编造、伪造、变造发明创造内容、实验数据或者技术效果，或者抄袭、简单替换、拼凑现有技术或者现有设计等类似情况的；

（三）所提出专利申请的发明创造内容主要为利用计算机技术等随机生成的；

（四）所提出专利申请的发明创造为明显不符合技术改进、设计常理，或者变劣、堆砌、非必要缩限保护范围的；

（五）申请人无实际研发活动提交多件专利申请，且不能作出合理解释的；

（六）将实质上与特定单位、个人或者地址关联的多件专利申请恶意分散、先后或者异地提出的；

（七）出于不正当目的转让、受让专利申请权，或者虚假变更发明人、设计人的；

（八）违反诚实信用原则、扰乱专利工作正常秩序的其他非正常申请专利行为。

南京信息工程大学科技产业处

2025年7月21日